Privacyverklaring leerlingen en ouders ASV Daltonschool (17-6-2024)
1. Doel
Deze privacyverklaring regelt de bescherming van de privacy van leerlingen en ouders bij het
gebruik van hun persoonsgegevens en is een nadere uitwerking van de beleidsnotitie IBP.
Het geeft inzicht in de rechten en verplichtingen van leerlingen en hun ouders van de school.
2. Verplichtingen school
Medewerkers van ASV Daltonschool gaan veilig en verantwoord om met de gegevens van
leerlingen. Daarbij houdt de school zich aan de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG). De gegevens van leerlingen worden beschermd tegen verlies,
beschadiging of misbruik. De school geeft ouders informatie over het gebruik van
persoonsgegevens van hun kind of kinderen.
3. Functionaris gegevensbescherming
ASV Daltonschool is verplicht om een privacy-toezichthouder aan te stellen: de Functionaris
Gegevensbescherming (FG). De FG heeft een aantal taken zoals het controleren op naleven
van de privacywetgeving op de school, advies geven over privacybescherming en de FG is het
centrale meldpunt voor klachten over privacy. De FG van ASV Daltonschool is Clemens
Geenen CIPP/E van PEP Onderwijsadvies. Hij is te bereiken via info@peponderwijsadvies.nl.
4. Soorten persoonsgegevens
De school gebruikt verschillende soorten gegevens van leerlingen. De meeste gegevens krijgt
de school rechtstreeks van ouders. Denk bijvoorbeeld aan contactgegevens en
geboortedatum. Als ouders weigeren de voor de school noodzakelijke gegevens te
verstrekken, kan de school zijn verplichtingen niet nakomen en soms dan ook geen onderwijs
geven. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om een leerling te
kunnen inschrijven.
Als het in het belang is voor begeleiding van een leerling mag de school ook bijzondere
persoonsgegevens van een leerling verwerken: gezondheidsgegevens en gegevens over
geloof. Gegevens over de gezondheid van leerlingen mogen worden gebruikt om de leerling
passend onderwijs te geven. Medische dossiers worden alleen gebruikt als de ouders daar
toestemming voor geven. Gegevens over geloof mogen worden gebruikt om bijv. een
verlofaanvraag voor een bepaalde feest- of gedenkdag af te handelen.
Bij de inschrijving van de leerling op school ontvangt de school veel gegevens. De ouders
moeten deze gegevens op tijd aan de school geven. Ook levert de vorige school of het
kinderdagverblijf gegevens, net als het Ministerie van Onderwijs (DUO) of de gemeente.
De school zal geen persoonsgegevens vragen omdat die ‘handig’ zijn. Gegevens van
leerlingen worden alleen gebruikt als dat strikt noodzakelijk is.
5. Verwerken van persoonsgegevens
De gegevens van leerlingen worden gebruikt voor een aantal doelen. Zo zijn gegevens nodig
voor de inschrijving, bij het geven van onderwijs of omdat bepaalde gegevens volgens de wet
moeten worden vastgesteld en gedeeld met de overheid (o.a. Ministerie van OCW). Ook zijn de gegevens van leerlingen nodig voor het gebruik van digitaal leermateriaal waarmee
leerlingen met een eigen account kunnen inloggen.
Voor de verwerking van sommige gegevens vraagt de school toestemming aan de ouders.
Denk bijvoorbeeld aan het vragen van toestemming als de school foto’s of video’s wil
publiceren over bijvoorbeeld de schoolreis, excursie of schoolfeest. Ouders worden hierover
jaarlijks geïnformeerd via de schoolgids of een brief.
De school mag alleen persoonsgegevens gebruiken als daar een in de AVG genoemde grond
voor is. Dit noemen we grondslag. Er zijn 6 wettelijke grondslagen.
Hiervan zijn 5 grondslagen voor het onderwijs van belang:
1. De verwerking is nodig om de overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren. Bij het
inschrijven van een leerling ontstaat er een (mondelinge) overeenkomst tussen de school
en de ouders om onderwijs te geven.
2. De verwerking is nodig om aan een wettelijke verplichting te voldoen. In de wet is bijv.
geregeld dat de school gegevens van de leerling aan DUO moet verstrekken als hij of zij
onderwijs gaat volgen.
3. De verwerking is nodig om een taak van algemeen belang of (in de wet vastgelegde)
publieke taak uit te voeren.
4. De school heeft bij de verwerking een gerechtvaardigd belang dat zwaarder weegt dan
de belangen van het kind of de ouders. Denk bijv. aan contactgegevens van de huisarts
en de tandarts. In geval van nood kan de school hen bellen.
5. De ouders hebben hun toestemming voor de verwerking gegeven. Denk bijv. aan het
gebruik van foto’s of medische gegevens.
De school mag bovendien alleen persoonsgegevens verwerken als:
a. Het doel van de verwerking niet op een manier, die minder ingrijpend is voor de privacy
van de leerling, kan worden bereikt;
b. Het belang van de school voor het gebruik van de gegevens groter is dan het
privacybelang van leerling;
c. Bij het verwerken van de gegevens worden er niet meer gegevens verwerkt dan
noodzakelijk is. Dit betekent ook dat de gegevens niet gebruikt worden voor andere
doeleinden dan in deze privacyverklaring genoemd zijn.
Als er persoonsgegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, dan moeten er
afspraken gemaakt worden met de ontvangende partij.
Als ASV Daltonschool een uitgever of leverancier inschakelt (bijvoorbeeld voor
onderwijsapplicaties of de leerlingenadministratie) dan regelt ASV Daltonschool in een
verwerkersovereenkomst de afspraken over privacy en beveiliging van de gegevens van de
leerlingen.
6. Beveiliging van persoonsgegevens
De school zorgt ervoor dat de persoonsgegevens beveiligd zijn. De wijze van beveiliging kan
na verloop van tijd aangepast worden zodat de beveiliging voldoet aan de nieuwste
technische ontwikkelingen. De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd
bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering
van hun werk nodig hebben.
Persoonsgegevens worden niet langer dan noodzakelijk is. ASV Daltonschool hanteert
hiervoor bewaartermijnen die wettelijk vastgesteld zijn. Zo is de school wettelijk verplicht om gegevens over in- en uitschrijving van een leerling 5 jaar lang in de administratie te bewaren
nadat de leerling de school heeft verlaten. Gegevens waar geen specifieke bewaartermijn
voor geldt, worden na 2 jaar vernietigd.
7. Delen van persoonsgegevens
De school zal de gegevens van leerlingen niet zomaar delen. De gegevens van leerlingen
worden niet verkocht of gebruikt voor commerciële doeleinden. De school wisselt gegevens
uit met andere scholen in het geval van overstap van de ene naar de andere school. Hiervoor
wordt er een standaard rapportage gebruikt: het onderwijskundig rapport. Volgens de wet
hebben ouders bij het verlaten van een basisschool het recht om dit rapport in te zien, maar
ze kunnen het uitwisselen van dat rapport niet tegenhouden (toestemming is niet nodig).
8. Rechten ouders
Ouders hebben op basis van de AVG de volgende rechten:
a. De ouders kunnen een verzoek indienen om inzage te krijgen in de gegevens die de
school van de leerling verwerkt. In de in te kijken gegevens zit alleen informatie over de
leerling, gegevens over andere personen wordt (vanwege privacy redenen) verwijderd.
De school mag de ouder vragen om zich te identificeren.
b. De ouders hebben altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren.
Eventuele verbeteringen worden ook doorgegeven aan de organisaties waarmee de
school eerder gegevens over de leerling deelde.
c. De ouders mogen vragen om gegevens helemaal te wissen uit de systemen van de
school. Dit kan alleen als de school wettelijk gezien die gegevens niet mag vastleggen
en/of gebruiken. Informatie die wettelijk verplicht is gesteld om te gebruiken, worden
niet gewist. Ook kunnen er wettelijke bewaartermijnen zijn die verbieden om gegevens
te wissen. Er wordt voor gezorgd dat eventueel verwijderingen van gegevens ook
doorgegeven worden aan de organisaties waarmee de gegevens van de leerling zijn
gedeeld. Als de ouder de school verzoekt om gegevens van de leerling te beperken of te
wissen, toetst de school of dit mogelijk is.
d. De ouders kunnen bezwaar maken tegen het verwerken van persoonsgegevens. Hier
moet dan sprake zijn van een zwaarwegende specifieke situatie, die onderbouwd moet
worden. De directeur neemt een beslissing op het bezwaar.
e. De ouders hebben het recht om te vragen om de gegevens die wij van de ouders
ontvangen hebben (bijvoorbeeld bij de inschrijving), aan de ouders over te dragen of aan
een andere organisatie (bijvoorbeeld opvolgende school) over te dragen. Er wordt hierbij
een standaard formaat gebruikt (het onderwijskundig rapport).
f. Door ouders gemaakte foto’s van evenementen of anderszins, worden naar de
betreffende leerkracht van de groep gemaild. De leerkracht verzorgt de spreiding onder
ouders via Social Schools. Ouders verwijderen de gemaakte foto’s.
Ouders kunnen een verzoek met betrekking tot hun persoonsgegevens of die van hun kind
indienen bij de directeur. Een verzoek bevat de naam en de contactgegevens van de ouders
en een korte omschrijving van het verzoek.
9. Procedure
Als ouders het niet eens zijn met hoe de school omgaat met de gegevens van hun kind, dan
kunnen zij altijd een verzoek indienen over de zaken zoals die hierboven zijn beschreven bij
punt 8. ASV Daltonschool heeft voor de afhandeling van een verzoek een procedure
opgesteld. De reactietermijn voor verzoeken is 4 weken, maar kan met redenen omkleed
verlengd worden tot maximaal 12 weken. Ook kunnen ouders uitleg of opheldering vragen bij
onze FG.
De school kan besluiten om niet te voldoen aan het verzoek van een ouder als daardoor de
veiligheid of welzijn van die leerling ernstig in gevaar dreigt te komen. Bijvoorbeeld bij
verdenking van kindermishandeling of –misbruik krijgen de ouders geen inzage in die
gegevens omdat daarmee de veiligheid van het kind in gevaar kan komen. Is het probleem
volgens ouders niet goed opgelost dan kunnen zij zich wenden tot de FG van ASV
Daltonschool of de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Bij onduidelijkheid
Als er onduidelijkheid is over de privacyverklaring of als er iets niet geregeld is dan besluit de
directeur daar over.